Każdy z nas w którymś momencie swojego życia zetknął się już z terminem komunikacji lub podstawowymi jej zagadnieniami. Wiemy, że oprócz samego komunikatu ważna jest też mowa ciała, pozwalająca dokładniej odczytać intencje nadawcy. Dzisiaj, kiedy nie mamy aż tylu możliwości porozumiewania się osobiście z drugą osobą, a większość nadawanych treści znajduje się w świecie online, zmniejsza się prawdopodobieństwo wzajemnego zrozumienia.

W pracy często porozumiewamy się słowem pisanym. Kierując się trzema poniższymi zasadami, możemy znacząco zwiększyć nasze szanse na efektywną komunikację biznesową.

 Zasada nr 1:

Wybierzmy odpowiedni kanał komunikacji

Zastanówmy się najpierw, jaki jest cel naszego komunikatu. Jaką reakcję po jego przeczytaniu powinien mieć nasz odbiorca? Jeśli chcemy poinformować naszego znajomego o ciekawym filmie, który ostatnio oglądaliśmy, nie potrzebujemy do tego kanału dwukierunkowego. Możemy wysłać mu wiadomość sms-em lub napisać e-maila. Jeśli jednak naszą intencją jest dyskusja na temat obejrzanej pozycji, zapytanie znajomego o zdanie – użyjmy platformy, gdzie łatwo możemy uzyskać odpowiedź zwrotną – komunikatory typu Messenger, WhatsApp, czy nawet krótkie połączenie online.

Jeśli oczekujemy reakcji zwrotnej od odbiorców, dajmy im szansę, by mogli ją wyrazić w jak najłatwiejszy dla nich sposób. Używając maili grupowych, mamy znacznie mniejsze prawdopodobieństwo odpowiedzi niż gdybyśmy napisali wiadomość na jednej z platform komunikacyjnych, które gromadzą większą liczbę osób np. MS Teams, Slack. Pamiętajmy, że reakcja typu „like” jest jak najbardziej przejawem funkcjonowania kanałów dwukierunkowych.

Zasada nr 2:

Piszmy tak, żebyśmy byli rozumiani

Często wydaje nam się, że nasze komunikaty są jasne i łatwe do zrozumienia. Nic bardziej mylnego. To, co przejawia się w naszych wiadomościach, okraszone jest własnym doświadczeniem, stylem, słownictwem, które nabywaliśmy przez lata. Nasz odbiorca może mieć zupełnie inne zaplecze leksykalne, różne od naszego wychowanie i edukację. Pamiętajmy, by jak najbardziej upraszczać naszą wiadomość. Poniżej znajdziecie listę przydatnych wskazówek do tego, by ulepszyć nasz nadawany tekst.

1. Wyznacz cel komunikacji.

Przed tworzeniem komunikacji przemyśl, czego dokładnie oczekujesz od odbiorcy po przeczytaniu e-maila? Jak odbiorca ma zareagować?

2. Zrób plan tekstu, zanim będziesz go pisać.

Jeśli nasz tekst jest długi, warto zaplanować jak będzie wyglądał. Szkolna reguła wstęp-środek-zakończenie bardzo dobrze sprawdzi się i tutaj.

3. Przeczytaj swój tekst na głos.

Słowo pisane różni się od żywego języka mówionego. Dzięki wokalizacji naszej wiadomości możemy wychwycić długie, skomplikowane zdania lub zawiłe konstrukcje gramatyczne.

4. Zamień trudne skróty na proste wyrażenia.

Staraj się unikać trudnych słów w komunikatach z jasnym celem. Biznesowa korespondencja nie potrzebuje upiększeń. Usuń także słowa pojawiające się w nadmiarze i anglicyzmy.

5. Pamiętaj o regule 4 oczu.

Kiedy e-mail będzie już gotowy, wyślij go do osoby, która nie jest związana z tematem. W międzyczasie wstań od biurka, przejdź się, zrób sobie kawę, wróć, przeczytaj na spokojnie i wyślij.

Zasada nr 3:

Twoje emocje mają znaczenie przy tworzeniu tekstów

Badania zabarwienia emocjonalnego pisanych tekstów pokazują, że tak jak w komunikacji niewerbalnej ton głosu, gesty czy częstotliwość kontaktu wzrokowego mają znaczenie, tak w przestrzeni online posty nigdy nie są jednoznacznie neutralne. Analizy treści i sentymentu przeprowadzone przez amerykańskich badaczy (Paola Signori, Daniel J. Flint, Sylvia Rigon) pokazały, że podobne posty firmowe na social mediach, które miały mieć wyłącznie funkcję informacyjną, różnią się między sobą w zależności od natężenia czynnika zabawy czy zaproszenia do interakcji odbiorców. Warto pamiętać o tym, że cokolwiek opublikujemy w sieci lub napiszemy do naszych współpracowników, przybiera w jakimś stopniu wartość emocjonalną dla odbiorcy.

Badania opublikowane na stronie Signoi zwracają uwagę, że czasem mimo, iż nie mamy intencji zawierać żadnych negatywnych emocji w naszej wiadomości, odbiorcy je wyczują. Poniższy diagram ilustruje zawartość natężenia poszczególnych emocji w wiadomości nadawcy (górny wykres): zaufania, antycypacji, radości, zaskoczenia, smutku, strachu, złości i obrzydzenia oraz porównania zwartości tych samych emocji u odbiorcy (dolny wykres), który w odmienny sposób odczytał zabarwienie uczuciowe tej samej wiadomości.